Συναντήσεις εργασίας: Πώς προχωράμε;

mindMap_pwsProxwrame

Οι συζητήσεις και η ανταλλαγή εντυπώσεων σχετικά με την πρώτη ανοιχτή συνάντηση εργασίας οδηγούν στην αναγνώριση της ανάγκης για ένα ξεκαθάρισμα όρων, ώστε να διευκολυνθεί η επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας. Σε αυτό το πλαίσιο,οργανώνεται μία εκτεταμένη συζήτηση με τη βοήθεια του εργαλείου “collective mind map”, η οποία κρίνεται απαραίτητη για τη συνέχεια του εγχειρήματος και την πρακτική εφαρμογή όσων έχουν συζητηθεί μέχρι στιγμής. Το collective mind map χρησιμοποείται ως ένα εργαλείο για την εύρεση και αποτύπωση των επιμέρους αναγκών του project, καθώς και των σημείων που ενίοτε αποτελούν τροχοπέδη στη σωστή και έγκαιρη διεκπαιρέωση των βημάτων εργασίας. Το collective mind map έχει ως στόχο να φανερώσει τις κατηγορίες – θεματικές που απασχολούν περισσότερο την ομάδα και να βοηθήσει στο συνδυασμό των επιμέρους στόχων των μελών σε ένα συλλογικό στόχο.

Οι 7 θεματικές που προέκυψαν είναι:

* Decision making process

Αναφορικά με τον τρόπο λήψης αποφάσεων, διαπιστώθηκε ασάφεια σχετικά με το πότε μία απόφαση έχει παρθεί, κάτι που προκαλούσε προβλήματα στη μετέπειτα εφαρμογή της. Τα πιθανά αίτια εντοπίζονται στο μη καθορισμό μιας συγκεκριμένης διαδικασίας για τη λήψη των αποφάσεων κατά τη διάρκεια των συναντήσεων εργασίας, στη ρευστότητα της ομάδας και στην αδυναμία παρουσίας όλων των μελών κατά τις συναντήσεις εργασίας.

* Αρμοδιότητες

Σε συνέχεια της προηγούμενης θεματικής, διαπιστώθηκε η ανάγκη για σαφή προσδιορισμό και κατανομή αρμοδιοτήτων, καθώς και η εύρεση νέων εργαλείων συνεργασίας, πέρα από τις εβδομαδιαίες συναντήσεις.

* Στόχοι

Η έλλειψη σαφούς ενιαίου στόχου για το εγχείρημα προκαλεί προβλήματα στην επικοινωνία μεταξύ των μελών και προς τα έξω, και επηρεάζει τη διαδικασία λήψης αποφάσεων, περιορίζοντας ελευθερίες σε ατομικό επίπεδο. Απαιτείται επομένως, διαχωρισμός προσωπικών και συλλογικών στόχων και αποσαφήνιση για τον προσδιορισμό όλου του χαρακτήρα του έργου.

* Εκδηλώσεις

Αποφασίζεται το είδος και το χρονοδιάγραμμα των επερχόμενων εκδηλώσεων, καθώς και οι επιμέρους εργασίες για την υλοποίηση τους.

* Επικοινωνία

Η συγκεκριμένη θεματική αφορά τόσο το περιεχόμενο που επικοινωνείται, όσο και τους τρόπους με τους οποίους γίνεται. Η απουσία  σαφούς στόχου επηρεάζει την εικόνα του εγχειρήματος, όπως γίνεται αντιληπτή από το κοινό. Εκτός από τον προσδιορισμό του περιεχομένου, απαιτείται και συντονισμός των επιμέρους καναλιών επικοινωνίας.

* Χρονοδιάγραμμα – Προϋπολογισμός

Οι στόχοι, οι δράσεις και οι εκδηλώσεις πρέπει να προσαρμοστούν στις δυνατότητες της ομάδας, τα χρονικά περιθώρια και τους υπάρχοντες οικονομικούς πόρους.

* Λογοδοσία

Η υποστήριξη του εγχειρήματος από τα χρηματοδοτικά προγράμματα EEA Grants και το δίκτυο Actors of Urban Change επηρεάζουν τη διαδικασία εξέλιξης, τα χρονικά περιθώρια και τη μορφή των παραδοτέων.